L’OQLF vous a écrit

Une lettre de l’Office n’est pas une amende. Elle marque une étape d’une démarche prévue par la Charte de la langue française, avec des délais courts et précis. Ce qui complique les choses, c’est de la laisser sur le coin du bureau : chaque étape a son échéance, et une entreprise qui ne les respecte pas perd l’accès aux contrats et aux subventions publics.

Voici, dans l’ordre, ce que la loi demande à une entreprise de 25 personnes ou plus, et ce que votre lettre attend probablement de vous.

Qui est visé, et à partir de quand

Une entreprise qui emploie 25 personnes ou plus pendant une période de six mois doit s’inscrire auprès de l’Office dans les six mois qui suivent la fin de cette période (article 139 de la Charte). Pour les entreprises de 25 à 49 personnes, cette obligation s’applique depuis le 1er juin 2025.

L’inscription se fait en ligne, dans le Portail OQLF. L’entreprise y déclare le nombre de personnes qu’elle emploie, sa structure juridique et la nature de ses activités ; l’Office lui délivre ensuite une attestation d’inscription. Seul un membre de la direction peut représenter l’entreprise auprès de l’Office, et son nom doit être communiqué au personnel (articles 139.1 et 139.2).

L’analyse de la situation linguistique, dans les trois mois

Dans les trois mois suivant la délivrance de l’attestation d’inscription, l’entreprise transmet à l’Office une analyse de sa situation linguistique (article 139). C’est un portrait de la place du français à tous les niveaux : la connaissance du français chez les dirigeants et le personnel, la langue du travail et des communications internes, les documents et les outils de travail, les technologies de l’information, les communications avec la clientèle et les fournisseurs, l’affichage, et la politique d’embauche, de promotion et de mutation (article 141).

C’est à cette étape que les écarts se voient : un logiciel offert seulement en anglais, des contrats de travail jamais rédigés en français, des offres d’emploi publiées en anglais seulement, des postes où l’anglais est exigé sans que le besoin réel ait été évalué. Plusieurs de ces points sont des obligations pour tout employeur, quelle que soit sa taille (articles 41 et 46).

Ensuite : un certificat, ou un programme de francisation

Si l’Office estime, après examen de l’analyse, que le français est généralisé à tous les niveaux de l’entreprise, il délivre un certificat de francisation (article 140). L’entreprise doit ensuite veiller à ce que ce soit toujours le cas et remettre à l’Office, tous les trois ans, un rapport sur l’évolution de l’utilisation du français (article 146).

Sinon, l’Office avise l’entreprise qu’elle doit adopter un programme de francisation, à lui transmettre dans les trois mois de la réception de l’avis (article 140). Une fois le programme approuvé, l’entreprise reçoit une attestation d’application, met en œuvre les mesures prévues, en informe son personnel et remet un rapport de mise en œuvre tous les douze mois (article 143).

Le comité de francisation : obligatoire à 100 personnes, possible avant

Le comité de francisation est obligatoire dans les entreprises de 100 personnes ou plus. En dessous, il n’est requis que si l’Office l’ordonne : lorsqu’un programme de francisation est exigé, l’Office peut ordonner la création d’un comité de quatre ou six membres (articles 136 et 140).

Les règles du comité s’appliquent alors, avec les adaptations nécessaires : la moitié des membres représente les travailleurs, le comité se réunit au moins une fois tous les six mois, et c’est lui qui voit à l’élaboration du programme et à la rédaction des rapports (articles 137, 138.1 et 138.3).

Ce qui arrive si on laisse traîner

L’Office peut refuser, suspendre ou annuler une attestation ou un certificat (article 147), et il publie la liste des entreprises concernées (article 152). Une entreprise qui n’a pas d’attestation d’inscription, qui n’a pas transmis son analyse dans le délai prescrit ou qui figure sur cette liste ne peut ni conclure de contrat avec l’Administration ni en recevoir de subvention (article 152.1).

La démarche n’est pas compliquée. Elle demande un responsable, un échéancier et une lecture attentive de ce que l’Office demande, lettre par lettre.

Sources officielles

Ce résumé suit la Charte de la langue française et les pages de l’Office. Il ne remplace pas un avis juridique : en cas de doute, le texte de loi fait foi.

• Office québécois de la langue française — Entreprises : la démarche de francisation
• Office québécois de la langue française — Comité de francisation
• Office québécois de la langue française — Les entreprises de 25 à 49 personnes visées dès le 1er juin 2025 (communiqué, mai 2024)
• Office québécois de la langue française — Liste des entreprises non conformes au processus de francisation
• Charte de la langue française, articles 41, 46 et 135 à 152.1 — LégisQuébec